Règlement intérieur de l’association Place au Vrac
Édition 2024

PRÉAMBULE

Ce Règlement Intérieur (RI) et toutes ses modifications s’appliquent à tous les membres de l’association Place au Vrac, y compris en cas de désaccord ou d’absence de l’un d’eux, lors de son adoption. Le Règlement Intérieur engage les membres de l’association mais aussi l’association elle-même.

Conformément aux articles 6 et 16 des statuts de l’association Place au Vrac, le Règlement Intérieur est examiné puis adopté en premier lieu par le Conseil d’Administration (CA) de l’association, puis, en second lieu, par l’Assemblée Générale ordinaire de l’association, par consentement, à la majorité des deux tiers.

Un exemplaire est conservé au siège et un autre est disponible et consultable sur notre outil collaboratif numérisé par tout membre de l’association. Le Règlement Intérieur est également annexé aux statuts de l’association Place au Vrac.

Ce règlement n’aborde ni les éléments déjà définis par les statuts, ni ceux qui relèvent du cadre législatif et réglementaire, dont les dispositions relatives au Plan de maîtrise sanitaire (bonnes pratiques d’hygiène, analyse des risques et maîtrise des points critiques, gestion des produits non conformes, mise en place du système de traçabilité).

Les membres sont tenus de respecter les infrastructures ainsi que le matériel mis à disposition par l’association Place au Vrac.

Les membres reconnaissent avoir pris connaissance des consignes de sécurité relatives à toutes les activités au sein de l’association, et sont tenus de les respecter. Les membres renoncent à toutes poursuites pénales, civiles, administratives et judiciaires envers l’association pour d’éventuels dommages corporels, matériels et immatériels occasionnés pendant leur.s activité.s au sein de la structure.

Il est défini que, dans le présent document, lors de sa première occurrence, quand un terme est souligné et est mis entre guillemets, cela signifie qu’il est défini dans le glossaire disponible en introduction du présent RI.

« Place au Vrac » est une association collaborative, dénommée au plan commercial « le Comptoir du Vrac » (ou CdV), appuyant son fonctionnement sur la participation de membres bénévoles qui donnent de leur temps pour assurer la bonne marche de l’association.

Définitions – Glossaire

Membres : Conformément à l’article 6 des statuts approuvés par l’Assemblée Générale Extraordinaire le 26 septembre 2020 : L’association est ouverte à tous, personne physique ou morale, sans condition ni distinction. Pour devenir membre de l’association, il faut adhérer aux présents statuts, respecter le règlement intérieur et la charte de l’association et s’acquitter de la cotisation annuelle.

Place au Vrac : association loi 1901, entité juridique
Note : les chèques sont à libeller à Place au Vrac
Comptoir du Vrac ou CDV : enseigne de la boutique (Boutik) collaborative de l’Association
Vrackeurs : membre effectuant régulièrement ses créneaux : 12 par an
Non Vrackeurs : cf art.7
Dispensé : Cf art. 6
Vrackeurs volants : Groupe de membres Vrackeurs non inscrits en créneaux fixes et pouvant être mobilisables au jour le jour pour un remplacement.
Patate : Manière de désigner un groupe permanent par catégorie ex : patate gestion des membres, patate communication. Etc….
Créneaux : Participation de 3 heures des bénévoles dans lequel des missions sont effectués

CHAPITRE 1 : Conditions d’utilisation de la boutique (boutik)

Peuvent utiliser la boutik, les membres qui respectent l’ensemble des règles découlant des statuts de l’association Place au Vrac et qui exercent leur mission dans les conditions prévues par le présent règlement.

Article 1 : Cotisation

Les membres doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle glissante d’un montant de 20 euros par adulte. Lorsqu’il s’agit d’un couple, l’un.e sera désigné.e comme titulaire et s’acquittera d’une cotisation de 20 euros. L’autre, en tant que suppléant.e, d’une cotisation de 1 euro (cadre légal de l’association).

Le versement de la cotisation peut être établi en espèces, par carte bancaire ou par chèque, à l’ordre de l’association « Place au Vrac ».

Toute cotisation versée est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement en cours d’année en cas de départ, d’exclusion ou de décès.

Pour les entreprises ou personnes morales, il sera décidé en cours d’année si l’adhésion est identique à celle d’une personne physique ou si elle peut faire l’objet d’un contrat de partenariat d’entreprise.

Note : Il est toutefois possible de soutenir financièrement l’association « Place au Vrac » via un don libre. Cette donation ne permet pas d’utiliser la boutik ou de participer à une activité.

Art 2 : Premiers pas dans l’association

Place au Vrac est une association composée d’une boutik collaborative et d’un tiers lieu comportant un certain nombre d’activités complémentaires.

La pérennité de la structure repose sur le fait que chaque membre bénévole est partie prenante de son fonctionnement et a une bonne connaissance des éléments qui la compose et des différentes activités auxquelles il ou elle est amené.e à participer.

De ce fait, l’adhésion à l’association « Place au Vrac » se fait à l’issue d’une réunion de bienvenue. Celle-ci permet de présenter les valeurs de l’association, son histoire, ses différentes activités et de répondre à toutes les questions que se pose le futur membre.

Les réunions sont organisées selon un planning affiché en boutik.

À l’issue de cette réunion, il ou elle pourra adhérer en payant sa cotisation et en choisissant ses premiers créneaux d’activité.

Art 3 : Premiers achats en boutique

L’achat en boutik est possible une fois que le premier créneau est effectué.

Le membre devient alors « membre vrackeur ».

La boutik étant le cœur de l’activité de l’association, il est demandé au nouveau membre, sauf conditions particulières, de commencer ses missions par des créneaux en boutik durant les 6 premiers mois suivant son adhésion.

ART 4 : Affectation des membres à une mission

Les tâches auxquelles sont affectés les membres durant leur mission touchent à tous les domaines d’activités de l’association dont notamment : l’accueil, les commandes et leur réception, le contrôle et la gestion des stocks, la mise en place des produits, la comptabilité, la tenue de la caisse, le nettoyage des locaux, la réception téléphonique, l’entretien du matériel, la sécurité et l’hygiène, la gestion des membres, le planning, l’informatique et sa maintenance, l’animation d’atelier.s, la communication, les relations publiques, le café citoyen, etc.

Art 5 :Les bons d’achats – WALLETS .

Pour les besoins de trésorerie de l’Association, un module ”Bon d’achats” permet aux membres de verser des avances de trésorerie, récupérables en marchandises.

Les Wallets des membres ne renouvelant pas leur cotisation annuelle seront constatés en produits exceptionnels pour l’Association. Leur compte Wallet sera ainsi soldé à la clôture des comptes (l’année suivante).

Ceci laisse ainsi le temps aux membres en retard du versement de leur cotisation de la renouveler.

Un rappel par mail sera fait à tous les membres concernés.

CHAPITRE 2 : TIERS LIEU

ART 1 : Le CAFÉ CITOYEN: UN TIERS LIEU

La seconde grande activité de l’association est son en tiers lieu c’est-à-dire en un lieu de rencontre, d’échanges et de partage au travers duquel tout est à faire et tout est possible.

Les vrackeurs peuvent y organiser des ateliers, mettre en place des expositions, proposer des boissons et collations durant les ventes, gérer l’espace friperie, organiser des évènements, etc.

Tout ceci dans le but de diversifier l’activité principale (la boutik), de faire du local un lieu vivant et collaboratif, de permettre l’accès à des ateliers à bas prix, de favoriser l’échange et le partage des connaissances et de favoriser la mixité des cultures et le lien social.

ART 2 La Buvette

La buvette est ouverte aux membres à l’occasion d’événements au sein de l’association.

ART 3 Les Ateliers

La participation aux ateliers est payante (tarif variant suivant les ateliers et disponibles sur l’outil collaboratif ou à la boutik)

Les ateliers sont réservés aux membres.
Les non adhérents peuvent participer à un seul atelier de leur choix, l’atelier « découverte », à la suite duquel ils pourront choisir d’adhérer ou pas à l’association.
Un tarif non adhérent est fixé selon le type d’atelier proposé par la Patate atelier.
L’inscription aux ateliers se fait auprès de l’organisateur·rice ou de l’animateur·rice de l’atelier.
Organiser et animer un atelier correspond à une mission (3 heures).
Les ateliers peuvent se dérouler hors des murs de l’association.

CHAPITRE 3 : Organisation et réalisation des missions par les membres vrackeurs.

Les membres participent au fonctionnement de l’association dans le cadre d’activités effectuées, à titre bénévole, à raison de 36 heures par an. Ces activités, mises en place dans le cadre de l’association, s’exercent soit au sein de la boutik, soit en dehors : travail en distanciel, atelier, café citoyen, etc…

Sous réserve des aménagements prévus par le présent Règlement Intérieur, la délégation de l’exercice d’une mission à un tiers non-membre est interdite.

Ne sont pas comptabilisées en heures de bénévolat, les heures de participation aux différentes instances d’administration de l’association.

ART 1 : Les Patates

Les différentes activités de l’association sont réparties dans des entités appelées Patates. Exemples : patate gestion des membres, patate ateliers, patate concert, patate planning, etc.

Chaque patate est constituée de membres formant une équipe qui s’engage sur plusieurs mois à mettre en œuvre les objectifs fixés avec le CA. Les membres de la Patate ont une autonomie sur l’organisation de l’activité.

Chaque Patate se doit de rendre compte par écrit à un rythme fixé avec le CA des projets en cours.

La participation à une Patate est considérée comme une mission (3 heures).

L’organigramme des Patates est à disposition sur l’outil collaboratif.

Art 2 : Organisation des créneaux en boutik et hors boutik

La boutik doit permettre la pérennité de l’association. À ce titre, il est indispensable d’organiser son fonctionnement de façon à maintenir toute l’année ses jours et heures d’ouverture.

Les 36 heures annuelles se répartissent en 12 « créneaux » de 3 heures toutes les 4 semaines. L’année est découpée en 13 périodes de 4 semaines nommées successivement A, B, C puis D. Un créneau effectué en semaine B devra être réitéré lors de la semaine B suivante.

La participation à des créneaux supplémentaires est bienvenue !

Il est demandé aux membres vrackeurs de s’inscrire sur des créneaux fixes (ex : les mardis, en semaine A, de 15h à 18h) et ceci sur un minimum de 6 mois. En cas d’impossibilité, l’inscription se fera sur créneaux variables en jours et en heures : Vrackeurs volant.

Pour toutes les missions hors boutik, et notamment en distanciel, les 36 heures annuelles se répartissent en fonction du contenu des missions.

Art 3 : Échanges et remplacements

Lorsqu’un membre vrackeur est exceptionnellement dans l’impossibilité de réaliser son activité, il peut échanger son créneau avec un autre membre vrackeur connu de lui et familier de la boutik ou se faire remplacer par son·sa conjoint·e membre.

Il doit impérativement en informer la patate Gestion-planning.

Si aucun membre n’est disponible, la patate Gestion-planning est alertée pour trouver un remplaçant.

Art 4 : Suivi des missions

La participation des membres étant la base du fonctionnement de l’association, il est impératif d’avoir un suivi exhaustif des membres et de leur activité.

Émargement :

L’émargement permet d’assurer la preuve matérielle de notre modèle collaboratif ; il permet de garantir l’équité entre membres et la valorisation en “hors bilan” de l’activité bénévole de chacun.
Un classeur en boutique répertorie les activités de chaque membre, de l’état du statut (vrackeur, non-vrackeur, absent ou dispensé), ainsi que les dates et heures des créneaux effectués.
Ceci afin de vérifier que les 12 créneaux, dont il.elle doit s’acquitter dans l’année, ont bien été effectués.
L’émargement peut être dématérialisé.

Art 5 : Exercice des activités dans le cadre d’un couple

Lorsque 2 membres se déclarent en couple, l’un·e est titulaire et l’autre suppléant·e. Le·La titulaire ou le·la suppléant·e peut exercer l’activité mensuelle à condition de l’indiquer sur la fiche du classeur. Le nombre de créneaux reste de 12 par an.

Note : Les deux membres doivent être formés, en priorité, à l’activité boutik.

Art 6 : Les jours fériés à la boutik

Les jours fériés, des règles de service et des horaires d’ouverture particuliers peuvent s’appliquer. Décider d’ouvrir l’épicerie un jour férié est une décision prise collectivement, suite à la consultation des membres impliqués.

Art 7 : Dérogations à l’exercice des activités

Certains membres peuvent être dispensés des 36h d’activités annuelles, sur demande auprès de la patate Gestion des membres, en fournissant, le cas échéant, les justificatifs nécessaires.

les personnes titulaires d’une carte d’invalidité.
les personnes en arrêt maladie de plus d’un mois.
les personnes âgées, si elles le désirent.
les parents, dans les 12 mois qui suivent le jour de la naissance d’un enfant.
les femmes enceintes en congé de maternité.

Ils ou elles seront considérés comme « dispensé ».

ART 8 : non-vrackeur

À titre exceptionnel, et après décision de la patate Gestion des membres, un membre peut passer de vrackeur à non-vrackeur.

Cela concerne celles et ceux qui, pour une période définie, ne peuvent pas réaliser leurs créneaux, hors dérogation.

La possibilité de prix bas en boutik est due à la participation effective des membres aux activités nécessaires au bon fonctionnement de l’association. C’est la raison pour laquelle les membres non-vrackeurs se verront appliquer un tarif boutik majoré de 20 %.

Art 9 : Les absences

Si un membre vrackeur prévoit de ne pas honorer un ou plusieurs créneaux (exemple 3 mois dans l’Hexagone), le rattrapage du ou des créneaux doit être fait en amont de l’absence. L’engagement de 12 créneaux annuels reste le même.

En cas d’absence prolongée, tout membre peut être dispensé de l’obligation de réalisation de son·ses mission·s après accord de la patate Gestion des membres.

Un membre absent ne peut pas faire d’achats en boutik.

Un membre de retour d’une absence prolongée n’a pas à assister de nouveau à une réunion de bienvenue

Art 10 : Règles et alertes

La participation effective des membres étant la règle, la non-exécution des créneaux au sein de l’association entraîne une diminution progressive du droit d’utilisation de l’épicerie pouvant aller jusqu’à la perte du statut de vrackeur et de son tarif Boutik associé.

Créneaux	Statut	Achats
Créneaux à jour	Vrackeur	Achats au tarif vrackeur
Créneaux non effectués ou annulés 1 fois en prévenant	Vrackeur	Achats au tarif vrackeur Régularisation sous 4 semaines
Créneau non effectué 1 fois sans prévenir	Non-vrackeur	Achats au tarif non-vrackeur Régularisation sous 4 semaines + 1 créneau supplémentaire
Créneaux non effectués ou annulés 2 fois	Non-vrackeur	Achats possibles après régularisation sous 4 semaines + 2 créneaux supplémentaires
Créneaux non effectués ou annulés 3 fois	Non-membre	Achats impossibles Négociation avec le CA pour un éventuel retour

Art 11 : Liste des prix

Suivant ce qui a été présenté ci-dessus, un membre bénéficiera d’un tarif selon son implication dans l’Association :

Statut adhérent	Type d’achat	Tarif applicable
Vrakeur	Boutique	Base
Vrakeur	Commande groupée	Base – 5%
Non-Vrakeur	Boutique	Base + 20%
Non-Vrakeur	Commande groupée	Base + 14%
Vrakeur ou Non-Vrakeur	Buvette	tarif unique

Chapitre 4 : INSTANCES ET DÉCISIONS

Article 1 : Assemblée générale ordinaire

Conformément à l’article 13 des statuts de l’association, l’assemblée générale ordinaire (AGO) se réunit une fois par an (au moins) sur convocation du CA de l’association. Seuls les membres à jour de leur cotisation sont autorisés à participer.

Ils sont convoqués selon la procédure suivante :

15 jours minimum avant la date de l’AGO,
Par courrier électronique et via l’outil collaboratif et affichage à l’épicerie,
l’ordre du jour est mentionné dans les convocations, avec date, heure et modalités techniques de déroulement de l’assemblée,
Les convocations contiennent également l’ensemble des documents (sous leur forme électronique) afférent aux questions qui seront soumises aux délibérations.

Les modalités du déroulement de l’assemblée :

L’assemblée générale est valable à compter de un dixième des membres adhérents présents ou représentés.
Les membres empêchés pourront se faire représenter au moyen d’un pouvoir signé par eux.
Un membre ne peut détenir plus de 4 pouvoirs
Les décisions sont adoptées suite à des votes à la majorité des voix exprimées.
Pour voter des sujets qui n’impliquent pas l’élection d’une ou plusieurs personnes, l’élection peut se faire à main levée.
Pour tout scrutin nécessitant l’anonymat et notamment l’élection de personnes, le vote se fait à bulletin secret.
Si le quorum n’est pas atteint, re-convocation des adhérents au plus tôt 24 heures après.

Les attributions :

L’AGO se prononce annuellement sur le rapport moral et sur les comptes de l’exercice financier. Elle élit les membres du Conseil d’Administration (CA) lorsque des élections doivent avoir lieu, et de manière générale, peut modifier le règlement intérieur.
Au travers de séances d’intelligence collective, l’AGO délibère sur les orientations à venir et la politique générale de l’association. Elle peut prendre toute décision concernant l’objet de l’association.
L’AGO est compétente pour examiner tous les points qui ne sont pas de la compétence du CA.

Article 2 : Assemblée générale extraordinaire

Conformément à l’article 14 des statuts de l’association, une assemblée générale extraordinaire peut se réunir pour les décisions les plus importantes et dans les cas les plus graves :

Modification du siège social, déménagement
Une modification d’objet social ;
Demande d’un prêt ou acquisition d’un bien immobilier
La dissolution de l’association.

Les membres sont convoqués selon la procédure suivante :

10 jours minimum avant la date d’ AGE ou 3 jours en cas d’urgence,
le reste est identique à l’AGO

Les modalités du déroulement de l’AGE sont les mêmes que celles de l’AGO

Article 3 : Composition du conseil d’administration

L’AGO élit un Conseil d’Administration de 5 à 12 membres renouvelés annuellement. Les candidats sortants peuvent être candidat à leur succession.

En cas de poste vacant et si le nombre de membres devient inférieur au seuil, il est procédé au remplacement du (des) membre(s) lors de l’Assemblée Générale la plus proche. Les pouvoirs des membres remplaçants s’achèvent au moment où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.

Article 4 : Règles d’éligibilité au conseil d’administration

Pour être éligible au poste d’administrateur, il faut :

Être membre de l’association et à jour de ses cotisations et de ses missions
Être volontaire et partager les valeurs de l’association
Se présenter lors des élections à l’AG
Être majeur à la date de l’élection

Article 5 : Mode d’élection du conseil d’administration

Ses membres sont élu-es pour un an par l’Assemblée Générale et choisi·es parmi les membres actifs.

Ils·Elles sont élu·e·s à main levée, sauf si un membre demande un vote à bulletin secret, et rééligibles sans limite de mandats. En cas de vacance, décès, démission, exclusion, le Conseil d’Administration pourvoit provisoirement par voie de cooptation, après consultation des adhérent-e-s, au remplacement de ses membres.

Il est procédé à leur remplacement définitif par l’Assemblée Générale ordinaire suivante. Les fonctions des membres ainsi élu-es prennent fin au moment où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacé-es.

Article 6 : Les délibérations

Le Conseil d’Administration se réunit une fois par mois. La convocation sous forme écrite ou électronique doit être rappelée à tous les membres du Conseil d’Administration au moins 7 jours avant la réunion.

Les délibérations du Conseil peuvent se tenir dans le cadre de la réunion physique de ses membres ou bien à distance, l’association garantissant par des moyens techniques appropriés la transparence et le caractère démocratique des débats ainsi que la sécurité du scrutin.

La présence de la majorité des membres du Conseil d’Administration est nécessaire pour qu’il puisse valablement délibérer.

Le vote par procuration est interdit.

Un membre du Conseil d’Administration n’a pas le droit de vote lorsque la délibération concerne la conclusion d’un acte juridique entre lui et l’association.

Les salariés de l’association peuvent être appelés à assister, avec voix consultative, aux séances du conseil d’administration.

Un compte rendu de chaque réunion est produit et diffusé aux membres du Conseil d’Administration.

Article 7 : Attributions du Conseil d’Administration

La direction de l’association est assurée par un Conseil d’Administration. Il est au quotidien une instance ouverte de coordination de l’association : il assure la conduite collective des projets en cours et participe à la mise en place des orientations et actions prévues par l’Assemblée Générale.

De la mise en œuvre des décisions de l’Assemblée Générale ;
De la préparation des bilans, de l’ordre du jour et des propositions de modification du règlement intérieur présentés à l’Assemblée Générale ;
De la préparation des propositions de modifications des statuts présentés à l’Assemblée Générale extraordinaire ;
De la gestion administrative quotidienne de l’association et d’arrêter le budget de l’année suivante en fonction des orientations de l’Assemblée générale
D’examiner les cas de radiation ou d’exclusion de membres

L’engagement :

Ils ont accès à l’ensemble des décisions (outils collaboratifs, comptes rendus, etc.) sur les pratiques régulières pour l’avancement et développement de l’association.
Ils doivent se réunir au moins 1 fois par mois en collaboration avec les salariés afin de prendre des décisions stratégiques.

Article 8 : Le BUREAU

Le conseil d’administration élit un bureau composé de 3 membres pour la représentation auprès des institutions (banque, financeurs publiques, fournisseurs) et garantir la mise en œuvre de la stratégie définie par l’Assemblée Générale.

Article 9 Prise de Décisions

L’association et ses organes décisionnels s’efforcent de prendre leurs décisions par consentement dans l’objectif d’inclure l’opinion de chacun-e, la participation de tous sans pour autant l’imposer.

Le consentement est atteint lorsqu’une proposition est largement approuvée ou ne rencontre pas de veto ou d’opposition forte. Contrairement à l’unanimité, le processus de prise de décision par consentement construit sa décision collectivement sans avoir recours systématiquement au vote.

Au quotidien, des groupes de travail ouverts et inter-dépendants, constitués de manière pérenne ou ponctuelle, travaillent à l’avancement du projet sur des thématiques qu’ils s’approprient, définissent méthode de travail et processus de décision qui correspond le mieux aux personnes qui les constituent, en respectant le cadre initial du consentement.

En cas d’échec du processus de consentement, la décision pourra être prise par un vote à la majorité des deux tiers, à main levée ou par bulletin secret si un membre le demande, et validées par la présence ou représentation d’au moins la moitié de ses membres.

Article 10 : Gestion désintéressée

Les fonctions d’administration de l’association sont bénévoles. L’association préserve en toutes circonstances un caractère désintéressé à sa gestion.

Toutefois, les frais occasionnés par l’accomplissement de leur mandat, après accord préalable du Conseil d’Administration, peuvent être remboursés sur justificatif.

CHAPITRE 4 : DISPOSITIONS DIVERSES

Article 1 : Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur est établi par le CA conformément à l’article 16 des statuts de l’association. Il peut être modifié lors d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.

Le nouveau règlement intérieur est adressé à tous les membres de l’association par le biais de l’outil collaboratif sous un délai de 15 jours suivant la date de la modification.

Article 2 : Droit à l’image

Le droit à l’image est un droit conditionnant la diffusion de l’image de nos membres et de nos salariés à leur autorisation préalable.

Un formulaire est renseigné lors de l’adhésion. La patate Gestion des Membres recense la liste des membres refusant la diffusion de leur image et la communique à la patate Communication ainsi qu’au CA.

Règlement intérieur

Règlement intérieur de l’association Place au Vrac Édition 2024